ПОРЯДОК

опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації

в управлінні агропромислового розвитку Пологівської районної державної адміністрації Запорізької області

І. Загальні положення

1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управлінні агропромислового розвитку Пологівської районної державної адміністрації Запорізької області (далі - управління), забезпечення гарантованого виконання вимог чинного законодавства і недопущення порушень у сфері доступу до публічної інформації.

2. Публічна інформація, розпорядником якої є управління – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання управлінням, своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні управління відповідно до повноважень.

3. Запити щодо надання публічної інформації (далі – запит на інформацію) можуть бути подані до управління в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

4. У разі подання запиту до управління інформація надається згідно з положеннями цього Порядку з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

5. Письмові запити на інформацію та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:

прізвище, ім'я та по батькові (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

6. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію (додатки 1,2,3), які можна отримати в управлінні.

Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» запитувачем особисто надається згода на збирання та обробку його персональних даних.

7. Уповноваженою особою з питань надання доступу до публічної інформації за запитами, адресованими начальнику управління та його заступнику (далі - керівництво) , управлінню в цілому без зазначення конкретного адресата (далі –управління в цілому) є головний спеціаліст відділу організації виробництва, питань безпеки праці та контрольної діяльності (далі – головний спеціаліст).

8. Відповідь на запит на інформацію надається протягом п’яти робочих днів з дня отримання запиту. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, керівництво може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку зацікавлена особа письмово повідомляється виконавцем не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.

9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, начальник управління встановлює своєю резолюцією термін надання відповіді не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

10. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він

розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

11. У задоволенні запиту на інформацію може бути відмовлено у таких випадках:

1) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

2) управління не володіє і не зобов’язане відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

3) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених пунктом 5 цього Порядку.

12. У разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені законодавством строки у разі настання обставин непереборної сили, начальник управління встановлює своєю резолюцією відстрочку в задоволенні запиту на інформацію, про що виконавцем готується проект відповіді запитувачу.

13. У разі, якщо управління, як розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов’язана направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

14. У відмові в задоволенні запиту або в повідомленні про його відстрочку зазначаються:

посадова особа, яка відповідає за розгляд запиту;

дата відмови, дата надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;

мотивована підстава відмови або причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;

строк, у який буде задоволено запит;

порядок оскарження відмови;

підпис.

15. Відмова або відстрочка в задоволенні запиту на інформацію доводиться до відома запитувача в письмовій формі.

16. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

17. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

ІІ. Процедура отримання запитів щодо надання публічної інформації

18. Усі запити, що надійшли до управління, поштою, електронною поштою, факсом, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку управління.

19. Письмові запити на інформацію, надіслані поштою, отримуються головним спеціалістом, який здійснює їх реєстрацію.

20. Запити на інформацію електронною поштою надсилаються на електронну адресу управління - apr.Pologi@yandex.ru. Перевірку наявності надходження запитів на зазначену електронну адресу здійснює головний спеціаліст (не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня - о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) та невідкладно передає їх реєструє.

21. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучається головний спеціаліст юрисконсульт для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.

22. Запити на інформацію у телефонному режимі приймаються та оформлюються головним спеціалістом за телефоном 2-26-50.

23. При зверненні із запитом на інформацію за телефоном головний спеціаліст приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнює форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, який поданий в усній формі.

24. Запити на отримання інформації, які надійшли факсом, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснює головний спеціаліст.

ІІІ. Ведення реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

25. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 5 цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

26. Запити на інформацію отримують реєстраційну дату надходження до управління фактичного дня надходження. Запити на інформацію, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження наступного робочого дня.

27. Реєстрація та облік запитів на інформацію, які адресовані управлінню, її посадовим особам, здійснюється головним спеціалістом в реєстраційному журналі публічної інформації.

Кожний окремий запит повинен бути зареєстрований та крім даних, зазначених у пункті 5 цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

Запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

1) статусом запитувача: фізична, юридична особа, громадська організація;

2) територією знаходження запитувача: населені пункти району, райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

3) тематикою запиту;

4) способом надсилання запиту: поштою, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто (усно або письмово).

28. При реєстрації запити на інформацію, які подані в електронній формі та факсом, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном головний спеціаліст заповнює форму запиту, що подається на реєстрацію.

29. Для реєстрації запитів на інформацію на паперових носіях використовується реєстраційний штамп, який ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч.

30. На прохання запитувача, який особисто подав запит на інформацію в приміщенні управління, головний спеціаліст проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому примірнику запиту, що залишається у запитувача (у разі його автентичності першому примірнику запиту, який залишається в управлінні).

ІV. Процедура розгляду запитів щодо надання публічної інформації

31. Первинний розгляд запитів на інформацію здійснюється головним спеціалістом і передається на розгляд начальнику управління, у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність у зв’язку із хворобою) посадовій особі, що його замінює. Наслідки розгляду запитів фіксуються у резолюціях.

32. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.

33. Усі запити після розгляду повертаються до головного спеціаліста для внесення до журналу змісту резолюцій. Після чого запит негайно передається спеціалістам управління на виконання.

34. Посадові особи, визначені у резолюціях, зобов’язані невідкладно (протягом однієї години після отримання усного повідомлення про надходження запитів) отримати запити у головного спеціаліста. Час передачі запитів виконавцям на розгляд та підготовку проектів відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.

35. Виконавці розглядають запит та готують проект відповіді за підписом начальника управління, у разі його відсутності - заступника начальника управління.

36. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований виконавцем, який готував проект (у випадку коли інформацію готували декілька виконавців, проект відповіді візують усіма), обов’язково візується головним спеціалістом юрисконсультом, головним спеціалістом, відповідальною особою з питань запитів на інформацію, з метою перевірки повноти відповіді на запит, і передається для підписання начальником управління.

37. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох виконавців управління , відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є виконавець, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).

38. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

39. Термін підготовки проекту відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.

40. Надання відповіді обов’язково повинно бути у тій формі /носії, у якій її вимагає запитувач. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника управління та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».

41. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із начальником управління.

42. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний відділ або виконавець, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстрації відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом начальника управління.

43. Керівники відділів управління або безпосередньо самі виконавці несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів на інформацію згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду, а також за зміст підготовлених проектів відповідей.

44. Відправку відповідей запитувачам здійснює головний спеціаліст управління.

45. Запити на інформацію, що адресовані управлінню, з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення протягом робочого дня після розгляду та підписання начальником управління повертаються до головного спеціаліста для централізованого формування справи. Дата та час відправки відповіді фіксуються у відповідному журналі.

46. Термін зберігання документів складає п’ять років. Після закінчення зазначеного терміну зберігання документи знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

V. Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації

47. Головний спеціаліст здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та оформленням проектів відповідей.

48. Датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду запиту вважається дата та час реєстрації у журналі вихідної документації факту надання підписаної начальником управління відповіді запитувачу.

49. У разі порушення терміну підготовки проекту відповіді запитувачу головний спеціаліст протягом одного робочого дня інформує про цей факт начальника управління для вжиття відповідних заходів.

Додаток 1

до пункту 6 Порядку

Форма для подання інформаційного запиту від фізичних осіб у письмовому виді

ЗАПИТ

на отримання публічної інформації

або

Підкреслити обраний варіант відповіді

______________ _______________

Дата запиту Підпис

Додаток 2

до пункту 6 Порядку

Форма для подання інформаційного запиту від юридичних осіб у письмовому виді

ЗАПИТ

на отримання публічної інформації

або

Підкреслити обраний варіант відповіді

______________ _______________

Дата запиту Підпис

Додаток 3

до пункту 6 Порядку

Форма для подання інформаційного запиту від об’єднань громадян у письмовому виді

ЗАПИТ

на отримання публічної інформації

або

Підкреслити обраний варіант відповіді

_____________ _______________

Дата запиту Підпис