ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ Пологівської районної державної адміністрації
Запорізької області
1. Архівний відділ Пологівської районної державної адміністрації Запорізької області (далі – відділ) є структурним підрозділом Пологівської районної державної адміністрації Запорізької області, утворюється головою районної державної адміністрації, входить до її складу і в межах Пологівського району забезпечує виконання покладених на відділ завдань.
2. Відділ підпорядкований голові районної державної адміністрації, підзвітний і підконтрольний керівнику апарату райдержадміністрації та Державному архіву Запорізької області (далі – Державний архів області).
3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, наказами Державної архівної служби України (далі – Укрдержархів), інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голів Запорізької обласної та Пологівської районної державних адміністрацій, рішеннями Запорізької обласної та Пологівської районної рад, наказами директора Державного архіву області та цим Положенням.
4. Основними завданнями відділу є:
реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;
координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;
внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;
здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
1) розробляє проєкти розпоряджень голови райдержадміністрації, у визначених законом випадках – проєкти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень;
2) розробляє та подає в установленому порядку пропозиції до
проєктів програм соціально-економічного розвитку району та
проєктів місцевих бюджетів, забезпечує у межах своїх повноважень
їх виконання;
3) забезпечує ефективне і цільове використання відповідних бюджетних коштів;
4) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, наказів Укрдержархіву, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Державного архіву області та здійснює контроль за їх реалізацією;
5) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб;
6) здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями району правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень;
7) аналізує стан та тенденції соціально-економічного і культурного розвитку у відповідній галузі у межах Пологівської району та вживає заходів до усунення недоліків;
8) бере участь у погодженні проєктів нормативно-правових актів, розроблених іншими органами виконавчої влади;
9) бере участь у розробленні проєктів розпоряджень голови районної державної адміністрації, проєктів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи;
10) бере участь у підготовці звітів голови районної державної адміністрації для їх розгляду на сесії районної ради та публічного звіту голови райдержадміністрації про діяльність органу;
11) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної державної адміністрації;
12) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;
13) готує (бере участь у підготовці) проєкти угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;
14) складає і за погодженням з Державним архівом області подає для затвердження в установленому порядку проєкти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;
15) забезпечує зберігання, облік і охорону:
документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;
документів особового походження;
друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
облікових документів і довідкового апарату до них;
16) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;
17) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;
18) інформує Державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;
19) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу, на підставі затверджених списків;
20) подає на затвердження Державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;
21) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;
22) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);
23) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву області;
24) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розробляє методичні посібники з архівної справи та діловодства;
25) передає Державному архіву області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;
26) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;
27) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;
28) організує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;
29) надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує, у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу, на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;
30) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;
31) постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;
32) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
6. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:
1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій району, незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);
3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної державної адміністрації у галузі архівної справи та діловодства;
4) користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;
5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції відділу;
6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;
7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;
8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій району, незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;
10) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
11) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документів Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;
12) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються відділом;
13) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій району, незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
7. Відділ, в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, органами виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.
8. Відділ очолює начальник. Начальник відділу призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням із директором Державного архіву Запорізької області та керівником апарату Запорізької обласної державної адміністрації в установленому законодавством порядку.
Головний спеціаліст відділу призначається на посаду і звільняються з посад керівником апарату райдержадміністрації відповідно до законодавства про державну службу.
9. Начальник відділу:
1) здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;
2) подає на затвердження голові райдержадміністрації положення про відділ;
3) розробляє та подає на затвердження керівнику апарату райдержадміністрації посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними;
4) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи райдержадміністрації;
5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;
6) звітує перед керівником апарату райдержадміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;
7) може входити до складу колегії райдержадміністрації;
8) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проєкти відповідних рішень;
9) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;
10) представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату, з органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва райдержадміністрації;
11) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.
12) забезпечує дотримання працівниками відділу Правил внутрішнього службового розпорядку та виконавської дисципліни;
13) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;
14) здійснює інші повноваження, визначені законом.
10. Накази начальника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації.
11. Для проведення експертизи цінності відділ утворює експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів» (зі змінами). Склад експертної комісії і положення про неї затверджуються наказом начальника архівного відділу райдержадміністрації.
12. Відділ не має статусу юридичної особи публічного права, має власну печатку та бланк.
13. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень. Матеріально-технічне забезпечення відділу здійснює районна державна адміністрація. Ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється відділом фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації.
14. Ліквідація відділу проводиться за розпорядженням голови районної державної адміністрації згідно з чинним законодавством.
Начальник архівного відділу райдержадміністрації Зоя ПІСКОВЕЦЬ