Звіт про роботу архівного відділу
Пологівської райдержадміністрації
за І півріччя 2014 року
1 Організаційні заходи
1.1 Кількість підготовлених розпоряджень, рішень місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, їх дати, номери, назви, результати.
Архівним відділом Пологівської райдержадміністрації підготовлені розпорядження голови райдержадміністрації від 08.01.2014 № 3 «Про графік упорядкування архівних документів в установах та організаціях району», яким затверджений відповідний графік.
1.2 Здійснення заходів на виконання Державної програми розвитку архівної справи на 2006 – 2010 рр. (які кошти надійшли, на що використані, що придбано, вартість придбання, ремонтів тощо).
Кошти на виконання заходів програми не надходили.
1.3 Виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 рр..
– кількість перевірених установ – 5
– кількість перевірених справ – 1772
– кількість відсутніх справ - 0
1.4 Заходи щодо поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівних відділів (що придбано, вартість придбання).
Протягом І півріччя 2014 року на виконання заходів щодо покращення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу райдержадміністрації кошти не виділялися.
1.5 Кількість підготовлених доповідних і узагальнюючих записок, інформацій, їх тематика.
Голові райдержадміністрації надана доповідна записка про необхідність усунення недоліків, виявлених під час перевірки додержання (виконання) вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки, цивільного захисту.
Керівнику апарату райдержадміністрації надана доповідна записка про вжиття заходів щодо визначення відповідальної особи (осіб) за документи з особового складу, які зберігаються та створюються в райдержадміністрації та внесення змін до посадової інструкції цієї особи і до положення про відповідний відділ. За результатом розгляду доповідної записки відповідальною особою призначений начальник відділу кадрової роботи апарату райдержадміністрації, внесені зміни до положення про відділ та до посадової інструкції начальника відділу.
Голові райдержадміністрації надана доповідна записка про внесення змін до положень управління агропромислового розвитку, управління соціального захисту населення та управління фінансів райдержадміністрації з метою призначення відповідальних осіб за документи з особового складу вказаних управлінь.
1.6 Зміни, які пройшли протягом року у мережі трудових архівів з посиланням на розпорядчі документи, на підставі яких вони проходили, та наданням їх копій до Державного архіву області.
1.1 Протягом І півріччя 2014 року рішенням виконавчого комітету Пологівської сільської ради від 26.02.2014 №10 «Про створення Трудового архіву Пологівської сільської ради Пологівського району Запорізької області» створений Трудовий архів сільської ради, затверджене Положення про нього та призначені відповідальні особи.
2 Забезпечення збереженості та державний облік документів
2.1. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному періоді. Окремо подати списки фондів, які надійшли до архівного відділу та передані до держархіву області (див. файл “Додатки”).
Протягом І півріччя 2014 року до архівного відділу Пологівської райдержадміністрації надійшло 6 (шість) частин фондів (209 справ).
31 січня 2014 року провідним інспектором Пологівського районного сектору ГУ ДСНС у Запорізькій області була проведена перевірка дотримання вимог законодавства у сфері пожежної, техногенної безпеки та цивільного захисту, про що складений акт від 31.01.2014 №9 та припис про усунення порушень вимог законодавства від 31.01.2014.
3 Створення та розвиток науково-довідкового апарату
3.1 Назви фондів, в яких проведено удосконалення описів, каталогізація документів.
3.2 Впровадження в архіві автоматизованих баз даних: їх кількість, назви, обсяг: кількість записів в кожній базі, її обсяг в байтах; крайні дати (наприклад, списки фондів НАФ – 126 записів, 2 МБ; ліквідованих установ, розпоряджень, рішень місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування тощо).
В архівному відділі Пологівської райдержадміністрації автоматизовані бази даних не впроваджені.
4 Формування Національного архівного фонду.
4.1 Тематика проведених семінарів, нарад з працівниками діловодних служб та архівних підрозділів.
Начальник архівного відділу райдержадміністрації 29.01.2014 взяла участь у семінарі директорів загальноосвітніх навчальних закладів району, на якому розглядалося питання складання номенклатур справ на 2014 рік (присутні близько 60 осіб).
30.01.2014 начальник архівного відділу взяла участь у семінарі для сільських голів та секретарів , на якому було розглянуте питання роботи трудових архівів сільських рад (присутні близько 50 осіб).
4.2 Проходження практики студентами, учнями.
Студенти (учні) практику в архівному відділі райдержадміністрації протягом І півріччя 2014 року не проходили.
4.3 Проведення оглядів із забезпечення збереженості документів та стану архівної справи і діловодства на підприємствах, в установах організаціях (на виконання якого документа проведено огляд, строк проведення, які установи були задіяні, кількість установ, які брали участь, копія рішення підсумкового засідання комісії з проведення огляду).
Огляди із забезпечення збереженості документів та стану архівної справи і діловодства на підприємствах, в установах організаціях не відбувалися.
5 Використання інформації документів НАФ
5.1. Тематика (назви):
- ініціативних інформувань з вказанням, кому надані;
- виставок,
- радіо-телепередач,
- публікацій у пресі з додаванням ксерокопії з назвою газети,
зустрічей із громадськістю, лекцій, уроків, екскурсій тощо.
Заходів, з використанням документів Національного архівного фонду України на території району протягом І півріччя 2014 року не було.
5.3 Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користувачами документів.
Дослідження в архівному відділі протягом І півріччя 2014 року не проводилися.
5.4 Назви збірників, плакатів, альбомів за документами архіву або в підготовці яких архів приймав участь.
Архівний відділ Пологівської райдержадміністрації не брав участі у підготовці збірників, плакатів, альбомів тощо.
5.5 Заходи, вжиті архівом на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян: наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок «Звернення громадян» на офіційних веб-порталах райдержадміністрацій та міськрад, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань (відповідно до Постанови Кабміну від 24.06.2009 № 630).
Робота зі зверненнями громадян ведеться відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян». У зв’язку із відсутністю офіційної веб-сторінки Пологівської районної державної адміністрації архівний відділ не має можливості надавати інформації у форматі веб-порталу.
5.6 Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу і розмірів заробітної плати для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.
Протягом І півріччя 2014 року до архівного відділу Пологівської районної державної адміністрації надійшло 70 запитів громадян України щодо підтвердження трудового стажу і розмірів заробітної плати для призначення пенсій, отримання соціальних виплат та субсидій, підтвердження права власності на земельні ділянки тощо.
5.7 Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, їх кількість за кожною тематикою та співвідношення (у процентах) до загальної кількості запитів та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році:
Пологівської райдержадміністрації
за І півріччя 2014 року
1 Організаційні заходи
1.1 Кількість підготовлених розпоряджень, рішень місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, їх дати, номери, назви, результати.
Архівним відділом Пологівської райдержадміністрації підготовлені розпорядження голови райдержадміністрації від 08.01.2014 № 3 «Про графік упорядкування архівних документів в установах та організаціях району», яким затверджений відповідний графік.
1.2 Здійснення заходів на виконання Державної програми розвитку архівної справи на 2006 – 2010 рр. (які кошти надійшли, на що використані, що придбано, вартість придбання, ремонтів тощо).
Кошти на виконання заходів програми не надходили.
1.3 Виконання Програми здійснення контролю за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 рр..
– кількість перевірених установ – 5
– кількість перевірених справ – 1772
– кількість відсутніх справ - 0
1.4 Заходи щодо поліпшення матеріально-технічного забезпечення архівних відділів (що придбано, вартість придбання).
Протягом І півріччя 2014 року на виконання заходів щодо покращення матеріально-технічного забезпечення архівного відділу райдержадміністрації кошти не виділялися.
1.5 Кількість підготовлених доповідних і узагальнюючих записок, інформацій, їх тематика.
Голові райдержадміністрації надана доповідна записка про необхідність усунення недоліків, виявлених під час перевірки додержання (виконання) вимог законодавства у сфері пожежної та техногенної безпеки, цивільного захисту.
Керівнику апарату райдержадміністрації надана доповідна записка про вжиття заходів щодо визначення відповідальної особи (осіб) за документи з особового складу, які зберігаються та створюються в райдержадміністрації та внесення змін до посадової інструкції цієї особи і до положення про відповідний відділ. За результатом розгляду доповідної записки відповідальною особою призначений начальник відділу кадрової роботи апарату райдержадміністрації, внесені зміни до положення про відділ та до посадової інструкції начальника відділу.
Голові райдержадміністрації надана доповідна записка про внесення змін до положень управління агропромислового розвитку, управління соціального захисту населення та управління фінансів райдержадміністрації з метою призначення відповідальних осіб за документи з особового складу вказаних управлінь.
1.6 Зміни, які пройшли протягом року у мережі трудових архівів з посиланням на розпорядчі документи, на підставі яких вони проходили, та наданням їх копій до Державного архіву області.
1.1 Протягом І півріччя 2014 року рішенням виконавчого комітету Пологівської сільської ради від 26.02.2014 №10 «Про створення Трудового архіву Пологівської сільської ради Пологівського району Запорізької області» створений Трудовий архів сільської ради, затверджене Положення про нього та призначені відповідальні особи.
2 Забезпечення збереженості та державний облік документів
2.1. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному періоді. Окремо подати списки фондів, які надійшли до архівного відділу та передані до держархіву області (див. файл “Додатки”).
Протягом І півріччя 2014 року до архівного відділу Пологівської райдержадміністрації надійшло 6 (шість) частин фондів (209 справ).
31 січня 2014 року провідним інспектором Пологівського районного сектору ГУ ДСНС у Запорізькій області була проведена перевірка дотримання вимог законодавства у сфері пожежної, техногенної безпеки та цивільного захисту, про що складений акт від 31.01.2014 №9 та припис про усунення порушень вимог законодавства від 31.01.2014.
3 Створення та розвиток науково-довідкового апарату
3.1 Назви фондів, в яких проведено удосконалення описів, каталогізація документів.
3.2 Впровадження в архіві автоматизованих баз даних: їх кількість, назви, обсяг: кількість записів в кожній базі, її обсяг в байтах; крайні дати (наприклад, списки фондів НАФ – 126 записів, 2 МБ; ліквідованих установ, розпоряджень, рішень місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування тощо).
В архівному відділі Пологівської райдержадміністрації автоматизовані бази даних не впроваджені.
4 Формування Національного архівного фонду.
4.1 Тематика проведених семінарів, нарад з працівниками діловодних служб та архівних підрозділів.
Начальник архівного відділу райдержадміністрації 29.01.2014 взяла участь у семінарі директорів загальноосвітніх навчальних закладів району, на якому розглядалося питання складання номенклатур справ на 2014 рік (присутні близько 60 осіб).
30.01.2014 начальник архівного відділу взяла участь у семінарі для сільських голів та секретарів , на якому було розглянуте питання роботи трудових архівів сільських рад (присутні близько 50 осіб).
4.2 Проходження практики студентами, учнями.
Студенти (учні) практику в архівному відділі райдержадміністрації протягом І півріччя 2014 року не проходили.
4.3 Проведення оглядів із забезпечення збереженості документів та стану архівної справи і діловодства на підприємствах, в установах організаціях (на виконання якого документа проведено огляд, строк проведення, які установи були задіяні, кількість установ, які брали участь, копія рішення підсумкового засідання комісії з проведення огляду).
Огляди із забезпечення збереженості документів та стану архівної справи і діловодства на підприємствах, в установах організаціях не відбувалися.
5 Використання інформації документів НАФ
5.1. Тематика (назви):
- ініціативних інформувань з вказанням, кому надані;
- виставок,
- радіо-телепередач,
- публікацій у пресі з додаванням ксерокопії з назвою газети,
зустрічей із громадськістю, лекцій, уроків, екскурсій тощо.
Заходів, з використанням документів Національного архівного фонду України на території району протягом І півріччя 2014 року не було.
5.3 Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користувачами документів.
Дослідження в архівному відділі протягом І півріччя 2014 року не проводилися.
5.4 Назви збірників, плакатів, альбомів за документами архіву або в підготовці яких архів приймав участь.
Архівний відділ Пологівської райдержадміністрації не брав участі у підготовці збірників, плакатів, альбомів тощо.
5.5 Заходи, вжиті архівом на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян: наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок «Звернення громадян» на офіційних веб-порталах райдержадміністрацій та міськрад, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань (відповідно до Постанови Кабміну від 24.06.2009 № 630).
Робота зі зверненнями громадян ведеться відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян». У зв’язку із відсутністю офіційної веб-сторінки Пологівської районної державної адміністрації архівний відділ не має можливості надавати інформації у форматі веб-порталу.
5.6 Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу і розмірів заробітної плати для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.
Протягом І півріччя 2014 року до архівного відділу Пологівської районної державної адміністрації надійшло 70 запитів громадян України щодо підтвердження трудового стажу і розмірів заробітної плати для призначення пенсій, отримання соціальних виплат та субсидій, підтвердження права власності на земельні ділянки тощо.
5.7 Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, їх кількість за кожною тематикою та співвідношення (у процентах) до загальної кількості запитів та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році:
|
Тематика запитів |
Кількість запитів |
% співвідношення до загальної кількості |
||
|
Документи НАФ |
Документи ліквідованих установ |
Документи НАФ |
Документи ліквідованих установ |
|
|
про заробітну плату |
- |
31 |
- |
44,3 |
|
про трудовий стаж |
- |
- |
- |
- |
|
про заробітну плату на пільгових умовах або за вислугу років |
- |
- |
- |
- |
|
про трудовий стаж на пільгових умовах або за вислугу років |
- |
- |
- |
- |
|
про розпаювання землі |
- |
- |
- |
- |
|
про виділення житла |
- |
- |
- |
- |
|
про виділення земельних ділянок |
30 |
- |
42,9 |
- |
|
про підтвердження депутатської діяльності |
1 |
- |
1,4 |
- |
|
про опіку, піклування та усиновлення |
- |
- |
- |
- |
|
інші |
8 |
- |
11,4 |
- |
|
Всього |
39 |
31 |
55,7 |
44,3 |