Пологівська

районна державна адміністрація

Запорізької області

        1. Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні апарату районної державної адміністрації.
        2. Система обліку публічної інформації (далі - система обліку) - це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які знаходяться у розпорядженні апарату райдержадміністрації (далі - документи).
        3. Загальний відділ апарату спільно з головним спеціалістом з питань інформаційного забезпечення райдержадміністрації забезпечують створення системи обліку, її функціонування та ведення в межах своїх повноважень:
        реєстрацію документів;
        стабільну роботу системи обліку;
        оприлюднення на стенді інформації про можливість доступу запитувачів до комп’ютера, в якому є доступ до системи обліку;
        здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;
        можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;
        здійснення інших функцій відповідно до законодавства.
        4. Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову картку (додається) таких відомостей про документи в електронному вигляді:
        номер облікової картки;
        назва документа;
        номер документа;
        дата створення документа;
        дата надходження документа;
        джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
        передбачена законом підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;
        строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);
        галузь;
        ключові слова;
        тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіо записи тощо);
        вид документа (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи, проекти рішень, доповідні записки,         звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
        форма зберігання документа;
        місце зберігання документа.
        У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.

        5. Система обліку ведеться державною мовою.
        6. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати.
        7. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини 7 статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
        8. Захист інформації в системі обліку здійснюється шляхом створення комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.