:

ПОРЯДОК

опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації

в Пологівській районній державній адміністрації Запорізької області

І. Загальні положення

1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Пологівська районна державна адміністрація Запорізької області (далі - райдержадміністрація), забезпечення гарантованого виконання вимог чинного законодавства і недопущення порушень у сфері доступу до публічної інформації.

2. Публічна інформація, розпорядником якої є райдержадміністрація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання райдержадміністрацією, її структурними підрозділами, посадовими особами, іншими суб’єктами, що здійснюють владні управлінські функції, своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні райдержадміністрації, її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.

3. Запити щодо надання публічної інформації (далі – запит на інформацію) можуть бути подані до райдержадміністрації або до окремих її структурних підрозділів в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

4. У разі подання запиту до райдержадміністрації інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У випадку подання запиту на інформацію до структурних підрозділів райдержадміністрації, її надання здійснюється згідно з порядками, затвердженими відповідними структурними підрозділами з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

5. Письмові запити на інформацію та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:

прізвище, ім'я та по батькові (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

6. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію (додатки 1,2,3), які можна отримати у структурному підрозділі райдержадміністрації, відповідальному за роботу із запитами на інформацію.

Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» запитувачем особисто надається згода на збирання та обробку його персональних даних.

7. Уповноваженим підрозділом з питань надання доступу до публічної інформації за запитами, адресованими райдержадміністрації, її посадовим особам, є загальний відділ апарату райдержадміністрації (далі – загальний відділ).

Організація розгляду запитів на інформацію, що надходять до структурних підрозділів райдержадміністрації, забезпечується уповноваженими структурними підрозділами або їх посадовими особами згідно з відповідними затвердженими порядками.

8. Відповідь на запит на інформацію надається протягом п’яти робочих днів з дня отримання запиту. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, голова райдержадміністрації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку зацікавлена особа письмово повідомляється виконавцем не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.

9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, голова райдержадміністрації встановлює своєю резолюцією термін надання відповіді не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

10. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він

розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

11. У задоволенні запиту на інформацію може бути відмовлено у таких випадках:

1) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

2) райдержадміністрація не володіє і не зобов’язана відповідно до її компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

3) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених пунктом 5 цього Порядку.

12. У разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені законодавством строки у разі настання обставин непереборної сили, голова райдержадміністрації встановлює своєю резолюцією відстрочку в задоволенні запиту на інформацію, про що виконавцем готується проект відповіді запитувачу.

13. У разі, якщо райдержадміністрація, як розпорядник інформації, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов’язана направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

14. У відмові в задоволенні запиту або в повідомленні про його відстрочку зазначаються:

1) у відмові в задоволенні запиту –

посадова особа, яка відповідає за розгляд запиту;

дата відмови або дата надсилання;

мотивована підстава відмови;

порядок оскарження відмови;

підпис.

2) в повідомленні про відстрочку –

посадова особа, яка відповідає за розгляд запиту;

дата надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;

причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений строк;

строк, у який буде задоволено запит;

підпис.

15. Відмова або відстрочка в задоволенні запиту на інформацію доводиться до відома запитувача в письмовій формі.

16. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

17. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

ІІ. Процедура отримання запитів щодо надання публічної інформації

18. Усі запити, що надійшли до райдержадміністрації, поштою, електронною поштою, факсом, у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, приймаються у день їх надходження з урахуванням правил внутрішнього трудового розпорядку райдержадміністрації.

19. Письмові запити на інформацію, надіслані поштою, отримуються загальним відділом, який здійснює їх реєстрацію.

20. Запити на інформацію електронною поштою надсилаються на електронну адресу райдержадміністрації - rda_pology@zp.ukrtel.net. Перевірку наявності надходження запитів на зазначену електронну адресу здійснює головний спеціаліст з інформаційного забезпечення відділу кадрової роботи апарату райдержадміністрації (не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня - о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) та невідкладно передає їх до загального відділу для реєстрації.

21. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучається юридичний відділ апарату райдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.

22. Запити на інформацію у телефонному режимі приймаються та оформлюються загальним відділом за телефоном 2-23-97.

23. При зверненні із запитом на інформацію за телефоном структурні підрозділи апарату райдержадміністрації переадресовують запитувача за телефоном загального відділу. Працівники загального відділу приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пункті 5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, який поданий в усній формі.

24. Запити на отримання інформації, які надійшли факсом, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснює секретар керівника та невідкладно передає на реєстрацію.

ІІІ. Ведення реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

25. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 5 цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

26. Запити на інформацію отримують реєстраційну дату надходження до райдержадміністрації фактичного дня надходження. Запити на інформацію, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження наступного робочого дня.

27. Реєстрація та облік запитів на інформацію, які адресовані райдержадміністрації, її посадовим особам, здійснюється загальним відділом на реєстраційно-контрольних картках, придатних для роботи в електронному вигляді.

На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційно-контрольна картка, в якій, крім даних, зазначених у пункті 5 цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

Запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

1) статусом запитувача: фізична, юридична особа, громадська організація;

2) територією знаходження запитувача: населені пункти району, райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

3) тематикою запиту;

4) способом надсилання запиту: поштою, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто (усно або письмово).

28. При реєстрації запити на інформацію, які подані в електронній формі та факсом, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники загального відділу заповнюють форму запиту, що подається на реєстрацію.

29. Для реєстрації запитів на інформацію на паперових носіях використовується реєстраційний штамп, який ставиться на нижньому полі першого аркуша документа праворуч.

30. На прохання запитувача, який особисто подав запит на інформацію в приміщенні райдержадміністрації, загальний відділ проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому примірнику запиту, що залишається у запитувача (у разі його автентичності першому примірнику запиту, який залишається в райдержадміністрації).

ІV. Процедура розгляду запитів щодо надання публічної інформації

31. Первинний розгляд запитів на інформацію здійснюється загальним відділом і передається на розгляд голові райдержадміністрації, у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність у зв’язку із хворобою) посадовій особі, що його замінює. Після чого запит передається на розгляд першому заступнику голови, заступникам голови, керівнику апарату райдержадміністрації згідно з розподілом обов’язків. Наслідки розглядузапитівфіксуються у резолюціях.

32. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.

33. Усі запити після розгляду повертаються до загального відділу для внесення до журналу змісту резолюцій. Після чого запит негайно передається структурним підрозділам райдержадміністрації на виконання.

34. Структурні підрозділи або посадові особи, визначені у резолюціях, зобов’язані невідкладно (протягом однієї години після отримання усного повідомлення про надходження запитів) отримати запити у загальному відділі. Час передачі запитів виконавцям на розгляд та підготовку проектів відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.

35. Структурні підрозділи райдержадміністрації, її апарату, посадові особи розглядають запит та готують проект відповіді за підписом голови райдержадміністрації, або особи, що його замінює.

36. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу райдержадміністрації, її апарату, який готував проект (у випадку коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують усі керівники), обов’язково візується начальником юридичного відділу апарату райдержадміністрації та начальником загального відділу, а у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність у зв’язку із хворобою), головним спеціалістом відділу, відповідальною особою з питань запитів на інформацію, з метою перевірки повноти відповіді на запит, першим заступником голови, заступниками голови, керівником апарату райдержадміністрації згідно з розподілом обов’язків, і передається для підписання головою райдержадміністрації.

37. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів райдержадміністрації, її апарату, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).

38. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

39. Термін підготовки проекту відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.

40. Надання відповіді обов’язково повинно бути у тій формі /носії, у якій її вимагає запитувач. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом керівника райдержадміністрації та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».

41. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із керівником райдержадміністрації.

42. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ райдержадміністрації, її апарату, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом керівника райдержадміністрації.

43. Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації, її апарату несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів на інформацію згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду, а також за зміст підготовлених проектів відповідей.

44. Відправку відповідей запитувачам здійснює секретар керівника.

45. Запити на інформацію, що адресовані райдержадміністрації, її посадовим особам, з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної картки протягом робочого дня після розгляду та підписання керівником райдержадміністрації повертаються до загального відділу для централізованого формування справи. Дата та час відправки відповіді фіксуються загальним відділом у відповідному журналі.

46. Термін зберігання документів складає п’ять років. Після закінчення зазначеного терміну зберігання документи знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

V.Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації

47. Загальний відділ здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та оформленням проектів відповідей структурними підрозділами райдержадміністрації та її апарату.

48. Датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду запиту вважається дата та час реєстрації у журналі загального відділу факту надання підписаної керівником райдержадміністрації відповіді запитувачу.

49. У разі порушення терміну підготовки проекту відповіді запитувачу загальний відділ протягом одного робочого дня інформує про цей факт керівника апарату райдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.

Додаток 1 до пункту 6 Порядку Форма для подання інформаційного запиту
від фізичних осіб pdf

Додаток 2 до пункту 6 Порядку Форма для подання інформаційного запиту
від юридичних осіб pdf

Додаток 3 до пункту 6 Порядку Форма для подання інформаційного запиту
від об’єднань громадян pdf